İhracat evrakı tercümesi; ticari fatura, proforma, çeki listesi, analiz ve sağlık sertifikaları, sözleşme ve teknik dokümanların alıcı ülkenin istediği dile, gerektiğinde yeminli tercüme ve noter onayıyla çevrilmesidir. Menşe şahadetnamesi, A.TR ve EUR.1 standart formlar olduğundan çoğu zaman tercüme gerektirmez. Belge resmî işlemde kullanılacaksa Lahey Sözleşmesi'ne taraf ülkeler için apostil, Irak gibi taraf olmayan ülkeler için konsolosluk tasdiki gerekir.
İhracat evrakı tercümesi neden tek tek değil, set olarak yapılır?
Bir sevkiyatın evrakı birbirine atıf yapan belgelerden oluşur: proformadaki ürün tanımı faturada, çeki listesinde, menşe belgesinde ve çoğu zaman akreditif metninde tekrar eder. Alıcı ülkenin gümrüğü veya bankası bu tanımları yan yana koyup karşılaştırır. Aynı ürün bir belgede "paslanmaz çelik pompa", diğerinde "metal pompa" diye çevrilmişse dosya sorgulanabilir.
Bu yüzden ihracat evrakını tek bir terim listesiyle, set hâlinde çeviririz. Gaziantep gibi farklı pazarlara aynı hafta içinde sevkiyat yapan firmaların yoğun olduğu bir şehirde bu yaklaşım, her sevkiyatta aynı ürün adının aynı şekilde yazılmasını sağlar. Şirket belgeleri, sözleşmeler ve genel ticari yazışmalar için ticari tercüme sayfamıza bakabilirsiniz; bu sayfa sevkiyat evrakına odaklanır.
Belge belge: ne işe yarar, kim düzenler, tercümede neye bakılır?
| Belge | Kim düzenler | Tercümede dikkat |
|---|---|---|
| Proforma fatura | İhracatçı | Teklif niteliğindedir; ürün tanımı, teslim şekli, ödeme koşulu ve geçerlilik süresi kesin faturayla uyumlu olmalı. |
| Ticari fatura | İhracatçı | Tutarlar, para birimi ve GTİP kodları aynen kalır; ürün tanımı diğer belgelerle birebir aynı yazılır. |
| Çeki listesi (packing list) | İhracatçı | Koli/palet sayısı, brüt ve net ağırlık, ölçüler ve marka-numara bilgileri rakamı rakamına aktarılır. |
| Menşe şahadetnamesi | İhracatçı doldurur; ticaret veya sanayi odası onaylar | Malın tercihli olmayan menşeini kanıtlar. Standart form olduğundan çoğu zaman tercüme edilmez; alıcı ülke kendi dilinde suret isterse çevrilir. |
| A.TR dolaşım belgesi | İhracatçı düzenler; yetkili kuruluş onaylar, gümrük vize eder | Gümrük Birliği kapsamında serbest dolaşımdaki eşyanın tercihli rejimden yararlanması içindir; menşe göstermez. |
| EUR.1 dolaşım sertifikası | İhracatçı doldurur; oda kontrol eder, gümrük vize eder | Serbest ticaret anlaşması olan ülkelerde indirimli tarifeden yararlanmak için menşe ispatıdır. |
| Analiz ve sağlık sertifikaları | Laboratuvar, denetim kuruluşu veya ilgili resmî makam | Değerler, birimler, metot ve standart numaraları değiştirilmez; "uygundur / uygun değildir" ifadeleri anlam kaybı olmadan aktarılır. |
| Sözleşme ve teklif | Taraflar | Teslim şekli, ödeme, cezai şart ve uyuşmazlık maddeleri birebir; hukuki değerlendirme avukatın işidir. |
| Teknik şartname, kullanım kılavuzu | Üretici | Ölçü birimleri, tolerans ve güvenlik uyarıları; ayrıntılar için teknik tercüme. |
| Etiket ve ambalaj metinleri | Üretici | Alan sınırlı olduğundan kısa ve doğru karşılık gerekir; zorunlu etiket bilgilerini alıcı ülkenin mevzuatından teyit edin. |
A.TR, EUR.1 ve menşe şahadetnamesi: tercüme gerekir mi?
Ticaret Bakanlığı'nın açıklamasına göre menşe şahadetnamesi eşyanın tercihli olmayan menşeini kanıtlar; A.TR dolaşım belgesi ise menşe göstermez, Gümrük Birliği çerçevesinde serbest dolaşımdaki eşyanın tercihli rejimden yararlanmasını sağlar. EUR.1, tercihli ticaret anlaşması olan ülkelerle ticarette indirimli tarifeden yararlanmak için menşe ispatıdır; ihracatçı doldurur, ticaret veya sanayi odaları kontrol eder, gümrük vize eder. Bakanlığın bilgilendirme broşürüne göre bu belgeler MEDOS sistemiyle elektronik ortamda düzenlenip onaylanmaktadır.
Bu belgeler uluslararası standart formlar olduğu için genellikle tercümeye ihtiyaç duymaz. Tercüme şu durumlarda gündeme gelir:
- Alıcı ülkenin gümrüğü veya bir kamu ihalesi, belgenin kendi dilinde onaylı suretini istediğinde,
- Belge konsolosluk tasdik zincirine girecek ve temsilcilik tercümesini de istediğinde,
- Formdaki ürün tanımı serbest metinse ve alıcı bu metnin çevirisini talep ettiğinde.
Gereksiz tercüme yapmamak için önce alıcınızdan veya gümrük müşavirinizden hangi belgenin hangi dilde istendiğini yazılı olarak almanızı öneririz.
Apostil mi, konsolosluk tasdiki mi?
Ticari belgenin alıcı ülkede resmî işlemde kullanılması gerekiyorsa tasdik türünü o ülkenin Lahey Apostil Sözleşmesi karşısındaki durumu belirler:
- Apostil: Sözleşmeye taraf ülkelerde (ör. Rusya, Ukrayna, Azerbaycan, Özbekistan, Suudi Arabistan, Bahreyn, Umman) yeminli tercüme ve noter onayının ardından apostil yeterlidir. Hangi belgenin, hangi aşamada apostilleneceğini apostil rehberimizde anlattık.
- Konsolosluk tasdiki: Lahey Konferansı'nın taraf listesinde bulunmayan ülkelerde (ör. Irak, İran, Birleşik Arap Emirlikleri, Katar, Kuveyt, Mısır, Ürdün, Lübnan, Libya) belge, Türk makamlarının onayından sonra o ülkenin temsilciliğince tasdik edilir. Irak'a giden ticari evrak için sırayı Irak belge tasdiki sayfamızda ayrıca anlattık.
Terim tutarlılığı: GTİP, Incoterms ve birimler
- GTİP / HS kodu: Türkiye'de kullanılan 12 haneli GTİP'in ilk altı hanesi uluslararası Armonize Sistem (HS) koduyla ortaktır. Kodlar tercümede asla yeniden yazılmaz veya yuvarlanmaz; yalnızca açıklama metni çevrilir.
- Incoterms: EXW, FOB, CFR, CIF, DAP gibi kısaltmalar çevrilmez, olduğu gibi bırakılır. Sözleşmede hangi Incoterms sürümüne atıf yapıldığı da aynen korunur.
- Birimler ve sayı biçimi: Ondalık ayırıcı (virgül/nokta), ağırlık ve hacim birimleri hedef dilde yanlış okunmayacak biçimde yazılır; tutarlar ve toplamlar değiştirilmez.
- Firma sözlüğü: Ürün adları, model kodları ve unvanınız için firmanıza özel bir terim listesi tutulur; sonraki sevkiyatlarda aynı liste kullanılır.
Hangi dillerde çalışıyoruz?
İhracat evrakında en sık Arapça, İngilizce, Rusça, Almanca, Fransızca ve Farsça taleplerle karşılaşıyoruz; Azerice, Ukraynaca, Rumence, Bulgarca ve diğer dillerde de yeminli tercüme sağlıyoruz. Dil seçimini belgeyi okuyacak makam belirler: Irak ve Körfez ülkelerine giden belgelerde çoğu zaman Arapça, bankalar için çoğu zaman İngilizce, alıcının kendi pazarındaki tescil ve ruhsat işlemlerinde o ülkenin resmî dili istenir. Arapça işler için ayrı bir destek hattımız vardır. Aynı set birden fazla dile çevrilecekse terim listesi bütün diller için paralel tutulur.
Şirket belgeleriyle birlikte gelen talepler
Yeni bir alıcıyla çalışmaya başlarken, distribütörlük sözleşmesinde veya ihalede, sevkiyat evrakının yanında firmanızı tanıtan belgeler de istenir. Bunların tasdik zincirini ihracat evrakıyla aynı anda planlamak zaman kazandırır:
- Faaliyet belgesi tercümesi — kurumlar çoğu zaman yakın tarihli belge ister.
- Ticaret sicil gazetesi tercümesi — kuruluş ve yetki değişikliklerini gösterir.
- İmza sirküleri, vergi levhası ve vekaletname — yetkili kişinin kim olduğunu belgeler.
Gizlilik
Fiyat listeleri, alıcı bilgileri, kâr marjını ele veren proformalar ve sözleşmeler ticari sırdır. Belgeleriniz yalnızca tercüme amacıyla kullanılır, üçüncü kişilerle paylaşılmaz; talep ederseniz gizlilik sözleşmesi imzalanabilir.
Adım adım süreç
- Talebi netleştirin: Alıcıdan, bankadan veya gümrük müşavirinizden hangi belgelerin, hangi dilde ve hangi onayla (yeminli, noter, apostil, konsolosluk) istendiğini yazılı alın.
- Evrakı gönderin: Belgeleri PDF veya Excel olarak WhatsApp ya da e-posta ile iletin; varsa önceki sevkiyatların tercümelerini ve ürün listesini ekleyin.
- Teklif: Belgeleri inceleyip ücreti ve teslim süresini bildiririz.
- Tercüme ve kontrol: Set aynı terim listesiyle çevrilir; rakamlar ve kodlar asıl belgeyle karşılaştırılır.
- Onaylar: Gerekiyorsa noter onayı alınır; apostil veya konsolosluk aşamasına hazır hâle getirilir.
- Teslim: Dijital teslim, elden veya kargo; düzenli sevkiyatlarda aynı dosya düzeniyle.
Fiyatı ne belirler?
Sabit fiyatımız yoktur. Ücreti hedef dil, sayfa ve tablo yoğunluğu, belge sayısı, noter onayı ve tasdik ihtiyacı ile teslim süresi belirler. Düzenli sevkiyatlarda tekrar eden içerik ve hazır terim listesi işi hızlandırır. Belgelerinizi gönderdiğinizde net ücreti bildiririz.
Fotoğrafını veya PDF’ini gönderin; hangi onayın gerektiğini ve ücreti bildirelim. Teslim süresini belgeyi görünce bildiriyoruz. Türkiye’nin her yerinden kargo ve dijital teslim yapılır.
Sık sorulan sorular
Her zaman değil. Alıcıyla yazışma veya banka için genellikle doğru ve tutarlı bir tercüme yeterlidir. Fatura alıcı ülkenin gümrüğünde veya bir resmî makamda kullanılacaksa ya da konsolosluk tasdikine girecekse yeminli tercüme ve noter onayı istenir. İstenen biçimi alıcınızdan veya gümrük müşavirinizden yazılı olarak öğrenin.
Menşe şahadetnamesi standart bir form olduğu için çoğu zaman tercüme edilmez. İhracatçı tarafından doldurulur ve ticaret veya sanayi odasınca onaylanır. Alıcı ülke belgenin kendi dilinde onaylı suretini isterse veya belge konsolosluk tasdikine girecekse tercüme gerekebilir.
Ticaret Bakanlığı'na göre A.TR menşe göstermez; Gümrük Birliği çerçevesinde serbest dolaşımdaki eşyanın tercihli rejimden yararlanmasını sağlar. EUR.1 ise tercihli ticaret anlaşması olan ülkelerle ticarette indirimli tarifeden yararlanmak için menşe ispatıdır. Her ikisi de gümrük vizesinden geçer ve elektronik ortamda düzenlenir.
Hayır. Irak, Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf değildir; ticari belgeler apostil yerine konsolosluk tasdik zincirinden geçer. Ayrıntıları Irak belge tasdiki sayfamızda anlattık; güncel sırayı odanızla ve Irak temsilciliğiyle teyit edin.
Lahey Konferansı'nın taraf listesine göre Suudi Arabistan için Apostil Sözleşmesi 7 Aralık 2022'de yürürlüğe girdi; Bahreyn ve Umman da taraftır. Birleşik Arap Emirlikleri, Katar ve Kuveyt listede yer almıyor. Belgeyi alacak makamın güncel talebini teyit edin.
Hayır. GTİP/HS kodları ve EXW, FOB, CIF, DAP gibi Incoterms kısaltmaları olduğu gibi bırakılır; yalnızca açıklama metinleri çevrilir. Tutarlar, ağırlıklar ve para birimleri de asıl belgeyle birebir aynı kalır.
En sık Arapça, İngilizce, Rusça, Almanca, Fransızca ve Farsça; ayrıca Azerice, Ukraynaca, Rumence, Bulgarca ve diğer dillerde çalışıyoruz. Dili, belgeyi okuyacak makam veya alıcı belirler.
Evet. Fatura ve çeki listelerinde tablo düzeni, sütunlar ve toplamlar korunur; Excel ile gönderilen belgeler Excel olarak teslim edilebilir. Noter onayı gerekecekse çıktı düzeni buna göre hazırlanır.
İlgili rehberler
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Kurumların istediği belge ve onaylar zamanla değişebilir; başvurudan önce belgeyi teslim edeceğiniz kurumun güncel listesini kontrol edin.