Faaliyet belgesi, firmanın kayıtlı olduğu ticaret, sanayi veya esnaf ve sanatkârlar odasından alınır ve yurt dışında kullanılacaksa çoğu durumda yeminli tercümesi, noter onayı ve apostil gerekir. Bazı odalar belgeyi İngilizce olarak da düzenler; karşı taraf bunu kabul ediyorsa tercümeye gerek kalmayabilir. Irak gibi apostil sistemine dahil olmayan ülkeler için apostil yerine konsolosluk tasdik zinciri uygulanır.
Faaliyet belgesi tercümesi ne zaman gerekir?
Faaliyet belgesi, firmanızın kayıtlı olduğu odaya üye olduğunu ve faaliyetini sürdürdüğünü gösterir. Türkiye'de pek çok işlemde Türkçe hâli yeterlidir; ancak belge yurt dışındaki bir firmaya ya da kuruma sunulacaksa çoğu zaman tercümesi istenir. En sık karşılaştığımız durumlar şunlardır:
- İhracat ve tedarikçi kaydı: Yabancı alıcılar, yeni bir tedarikçiyle çalışmadan önce firmanın gerçekten var ve faal olduğunu görmek ister. Tedarikçi kayıt formuna faaliyet belgesi, vergi levhası ve imza sirküleri eklenmesi sık rastlanan bir taleptir.
- Yurt dışı ihaleler: Kamu veya uluslararası kuruluş ihalelerinde teklif dosyasına firmanın faaliyetini gösteren resmî belgeler konur. İhale şartnamesi çoğu zaman belgenin hangi dilde ve hangi onayla sunulacağını açıkça yazar.
- Yurt dışında şube, temsilcilik veya şirket kurma: Ortak olarak Türk şirketinin yer alacağı bir yapı kuruluyorsa, yabancı sicil makamı ve noter Türk şirketinin varlığını ve temsil yetkisini belgelerle görmek ister.
- Uluslararası fuarlar: Bazı fuar organizatörleri katılımcı firmalardan kayıt belgesi isteyebilir.
- İş seyahati vizesi: Ticari vize başvurularında konsolosluklar başvuranın çalıştığı firmanın faaliyetini gösteren belgeler isteyebilir. Belge listesi ülkeye göre değiştiği için ilgili konsolosluğun güncel listesine bakın.
Belgeyi nereden alırsınız?
Faaliyet belgesi, aramalarda "oda kayıt belgesi" veya "oda sicil kayıt sureti" olarak da geçer. Hangi odadan alınacağı firmanızın türüne göre değişir:
| Firma türü | Belgeyi veren oda | Not |
|---|---|---|
| Şirketler (limited, anonim vb.) ve tacirler | Kayıtlı olunan ticaret odası veya ticaret ve sanayi odası | Gaziantep'teki firmalar için örneğin Gaziantep Ticaret Odası. |
| Sanayi odasına da kayıtlı üreticiler | Sanayi odası | Bazı ihracat işlemlerinde sanayi odasının belgesi ayrıca istenebilir; karşı tarafa sorun. |
| Esnaf ve sanatkârlar | Bağlı olunan esnaf ve sanatkârlar odası | Belgenin adı ve biçimi odadan odaya farklı olabilir. |
Birçok oda, faaliyet belgesini kendi internet portalı üzerinden e-imzalı olarak da veriyor. E-imzalı belgenin çıktısı veya PDF'i tercüme için kullanılabilir; ancak yurt dışındaki kurumun kâğıt belge mi yoksa elektronik belge mi kabul ettiğini önceden öğrenin.
Tercüme gerekmeyebilir: odanın İngilizce belgesi
Bazı odalar faaliyet belgesini Türkçenin yanında İngilizce olarak da düzenliyor. Belgeyi İngilizce konuşulan bir ülkeye veya İngilizce yazışan bir alıcıya sunacaksanız, önce odanıza İngilizce belge verip vermediğini sorun. Karşı taraf odanın İngilizce belgesini kabul ediyorsa tercüme masrafı yapmanıza gerek kalmaz.
Tercüme şu durumlarda yine gerekir:
- Hedef dil İngilizce değilse (ör. Almanca, Arapça, Rusça, Rumence, Bulgarca, Fransızca).
- Kurum açıkça "yeminli tercüme" veya "noter onaylı tercüme" istiyorsa.
- Odanız İngilizce belge düzenlemiyorsa.
- Belge, tamamı aynı dilde ve aynı onaylarla sunulması gereken bir dosyanın parçasıysa (ör. ticaret sicil gazetesi ve imza sirküleri de tercüme ediliyorsa).
Birlikte istenen belgeler
Yurt dışındaki bir kurum faaliyet belgesini nadiren tek başına ister. Şirket dosyası genellikle şu belgelerle tamamlanır:
- Ticaret sicil gazetesi: Kuruluş, unvan, sermaye ve yetkili değişikliklerini gösterir. Ayrıntılar için ticaret sicil gazetesi tercümesi rehberimize bakın.
- İmza sirküleri: Şirketi kimin, hangi yetkiyle temsil ettiğini gösterir. İmza sirküleri tercümesi sayfasında anlattık.
- Vergi levhası: Vergi kimlik numarasını ve vergi dairesini gösterir. Bkz. vergi levhası tercümesi.
- Şirket sözleşmesi ve vekaletname: Özellikle yurt dışında şirket veya şube kuruluşunda istenebilir.
Bu belgelerin hepsini aynı anda göndermeniz, şirket unvanının, yetkili adlarının ve adresin bütün tercümelerde birebir aynı yazılmasını sağlar. Unvanın bir belgede "Limited Şirketi", diğerinde farklı bir kısaltmayla yazılması yabancı sicil makamlarında soru işaretine yol açabilir.
Noter onayı ve apostil hangi sırayla yapılır?
Belgenin yurt dışında resmî işlemde kullanılabilmesi için iki ayrı onay devreye girebilir:
- Noter onayı: Yeminli tercüman tercümeyi imzalar, noter de tercümanın imzasını tasdik eder. Noter onayı imzayı atan kişinin yeminli tercüman olduğunu belgeler; tercümenin doğruluğu tercümanın sorumluluğundadır. Ayrıntılar için noter onaylı tercüme sayfamıza bakabilirsiniz.
- Apostil: Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf ülkeler için belgenin Türkiye'de yetkili bir makamca düzenlendiğini tasdik eder. Apostil ücretsizdir; noter onaylı tercümeye apostil, noter onayından sonra alınır. Oda belgesinin aslına doğrudan apostil alınıp alınamayacağı ve hangi makamdan alınacağı konusunda valilik veya kaymakamlıkla teyit etmenizi öneririz.
Sık kullanılan yol şöyledir: belge tercüme edilir, tercüme noterde onaylanır, kurum istiyorsa noter onaylı tercümeye apostil alınır. Kesin sıra hedef kuruma göre değiştiği için işe başlamadan önce kontrol ederiz. Apostille ilgili ayrıntılar için apostil rehberimizi okuyabilirsiniz.
Özel bir alıcının tedarikçi kaydında genellikle tercüme veya noter onaylı tercüme yeterli olabilir; apostil daha çok resmî makamlara (sicil, noter, ihale makamı, konsolosluk) sunulan belgelerde istenir. Gereksiz masraf yapmamak için karşı taraftan istenen onayı yazılı olarak almanızı öneririz.
Irak ve Arap ülkeleri için tasdik zinciri
Irak apostil sistemine dahil değildir. Bu nedenle Irak'taki bir alıcıya, ihale makamına veya şirket kuruluşuna sunulacak faaliyet belgesinde apostil yerine konsolosluk tasdik zinciri uygulanır. Arapça tercümenin hazırlanmasından tasdik adımlarına kadar süreci Irak belge tasdiki sayfamızda anlattık. Diğer Arap ülkelerinde de apostil mi yoksa konsolosluk tasdiki mi gerektiğini, belgeyi isteyen kurumla ve ilgili ülkenin konsolosluğuyla teyit edin.
Ülkelere göre sık karşılaşılan talepler
| Ülke / bölge | Dil | Genellikle istenen |
|---|---|---|
| Almanya, Avusturya, İsviçre | Almanca | Yeminli Almanca tercüme ve noter onayı; resmî işlemlerde apostil. Bazı kurumlar kendi ülkesindeki yeminli tercümanın tercümesini isteyebilir; kurumla teyit edin. |
| Romanya, Bulgaristan | Rumence, Bulgarca | Yeminli tercüme, noter onayı ve apostil. Ayrıntıyı kurumla teyit edin. |
| İngiltere, ABD ve İngilizce yazışan alıcılar | İngilizce | Odanın İngilizce belgesi kabul edilebilir; aksi hâlde İngilizce yeminli tercüme ve noter onayı; resmî işlemlerde çoğu zaman apostil — kurumla teyit edin. |
| Irak ve bazı Arap ülkeleri | Arapça | Arapça tercüme ve konsolosluk tasdiki. İstenen zinciri kurumla teyit edin. |
| Rusya ve Rusça konuşulan ülkeler | Rusça | Rusça tercüme ve noter onayı; apostil gerekip gerekmediğini kurumla teyit edin. |
Bu tablo genel eğilimi gösterir. Kurumların istediği belge biçimi değişebilir; başvuru yapacağınız kurumun güncel listesi her zaman önceliklidir.
Romanya, Bulgaristan, Almanya ve Irak'ta şirket kuruluşu gibi konularda da yönlendirme yapabiliyoruz; ayrıntıları belgelerinizi görüştüğümüzde konuşabiliriz.
Tercümede nelere dikkat ediyoruz?
- Şirket unvanı: Unvan, sicil kaydındaki hâliyle aktarılır; şirket türü (limited şirketi, anonim şirketi) hedef dildeki karşılığıyla birlikte açıklanır. Firmanın yurt dışında kullandığı yerleşik bir yazım varsa onu bize bildirin.
- Sicil ve oda numaraları: Belgede yer alan ticaret sicil, oda sicil, vergi veya MERSİS numaraları rakamı rakamına aynen yazılır.
- Faaliyet konusu ve meslek grubu: Belgede yazan faaliyet tanımı, sektörün terminolojisine uygun ve anlamı kaydırmadan çevrilir.
- Yetkili adları: Kişi adları pasaporttaki yazımla eşleştirilir.
- Mühür, kaşe, e-imza ve karekod: Belgedeki her mühür, imza, e-imza açıklaması ve doğrulama kodu tercümede köşeli parantez içinde belirtilir.
- Gizlilik: Firma belgeleriniz yalnızca tercüme amacıyla kullanılır ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
Adım adım süreç
- Karşı tarafın ne istediğini öğrenin. Hangi dil, noter onayı, apostil veya konsolosluk tasdiki isteniyor? Yazılı talep varsa saklayın.
- Belgeyi alın. Kayıtlı olduğunuz odadan güncel faaliyet belgesini, mümkünse İngilizce versiyonunu da alın.
- Bize gönderin. Belgenin PDF'ini veya net fotoğrafını, varsa diğer şirket belgeleriyle birlikte WhatsApp'tan iletin.
- Ücret ve süreyi öğrenin. Belgeleri inceleyip hangi onayların gerektiğini, ücreti ve teslim süresini bildiririz.
- Tercüme ve noter onayı. Yeminli tercüman tercümeyi hazırlar, ardından noter onayı alınır. Gerekiyorsa apostil veya konsolosluk tasdiki için yönlendiririz.
- Teslim. Büromuzdan elden, Türkiye'nin her yerine kargo ile veya yurt dışına gönderim yapılır.
Fiyatı ne belirler?
Faaliyet belgesi tercümesinde sabit bir fiyat vermiyoruz. Ücreti şu etkenler belirler:
- Hedef dil (İngilizce, Almanca, Arapça veya daha az yaygın diller)
- Belge sayısı; faaliyet belgesinin yanında sicil gazetesi, imza sirküleri gibi başka belgelerin de tercüme edilip edilmeyeceği
- Noter onayı, apostil veya konsolosluk tasdiki gerekip gerekmediği
- Teslim süresi ve aciliyet
- Kargo veya yurt dışı gönderim ihtiyacı
Belgenizi gönderdiğinizde net ücreti kısa sürede bildiririz. Odanızın İngilizce belgesi işinizi görüyorsa, tercüme yerine o belgeyi kullanmanızı öneririz.
Fotoğrafını veya PDF’ini gönderin; hangi onayın gerektiğini ve ücreti bildirelim. Teslim süresini belgeyi görünce bildiriyoruz. Türkiye’nin her yerinden kargo ve dijital teslim yapılır.
Sık sorulan sorular
Firmanın kayıtlı olduğu odadan alınır: şirketler ve tacirler için ticaret odası veya ticaret ve sanayi odası, sanayi odasına da kayıtlı firmalar için sanayi odası, esnaf ve sanatkârlar için bağlı oldukları esnaf ve sanatkârlar odası. Birçok oda belgeyi kendi internet portalı üzerinden e-imzalı olarak da veriyor; odanızın hangi yöntemi sunduğunu sorun.
Bazı odalar faaliyet belgesini İngilizce olarak da düzenliyor. Karşı taraf bu belgeyi kabul ediyorsa tercümeye gerek kalmayabilir. Ancak hedef dil Almanca, Arapça, Rusça gibi başka bir dilse veya kurum yeminli tercüme şartı koyuyorsa tercüme gerekir. Önce odanıza, sonra belgeyi isteyen tarafa sorun.
Belge Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf bir ülkede resmî işlemde (ör. şirket kuruluşu, resmî ihale, konsolosluk) kullanılacaksa genellikle evet. Özel bir alıcının tedarikçi kaydında çoğu zaman tercüme yeterli olabilir. Hangi onayın gerektiğini belgeyi isteyen kurumdan yazılı olarak öğrenin.
Yeminli tercüman belgeyi tercüme edip imzalar, ardından tercümanın kayıtlı olduğu noter bu imzayı tasdik eder. Teslim süresi belgeye göre değişir; belgenizi görünce bildiriyoruz.
Belgenin üzerinde genel bir geçerlilik süresi yazmayabilir; belirleyici olan, belgeyi isteyen kurumun kuralıdır. Birçok kurum yakın tarihli belge ister. Bu yüzden belgeyi başvuru tarihine yakın alın ve kurumun istediği tarih aralığını önceden kontrol edin.
Irak apostil sistemine dahil olmadığı için apostil yerine konsolosluk tasdik zinciri uygulanır. Arapça tercüme ve tasdik adımlarını Irak belge tasdiki sayfamızda anlattık; güncel zinciri ilgili kurumla da teyit etmenizi öneririz.
Yurt dışı işlemlerde faaliyet belgesi genellikle ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve vergi levhası ile birlikte istenir. Şirket kuruluşu veya temsilcilik işlemlerinde şirket sözleşmesi ve vekaletname de eklenebilir. Hepsini tek seferde göndermeniz isim ve unvan yazımının tutarlı olmasını sağlar.
Evet. Belgenin PDF'ini veya net fotoğrafını WhatsApp ya da e-posta ile gönderebilirsiniz. Tercüme hazırlandıktan sonra dijital olarak veya noter onaylı aslı kargo ile Türkiye'nin her yerine ve yurt dışına gönderilir.
İlgili rehberler
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Kurumların istediği belge ve onaylar zamanla değişebilir; başvurudan önce belgeyi teslim edeceğiniz kurumun güncel listesini kontrol edin.